توثيق العقود: لماذا يُرفض الطلب أحيانًا، وما قوة الوثيقة بعد صدورها؟

يأتي الطلب جاهزًا: العقد مكتوب، والأطراف حاضرة، والموعد محدد. ثم يُرفض الإجراء. وسبب الرفض في الغالب ليس في العقد نفسه، بل في من يُوثّقه ومن هو طرف فيه.

ونظام التوثيق الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/164) وتاريخ 1441/11/19هـ يوزّع أعمال التوثيق على ثلاث جهات، ويستثني حالات لا يختص بها كاتب العدل، ثم يرتّب على الوثيقة الصادرة وفقه قوةً لا تتوافر لغيرها. وهذا المقال في الثلاثة: من يختص، وما يعطّل الإجراء، وما قوة الوثيقة بعد صدورها.

ثلاث جهات لا جهة واحدة

النظام يعرّف التوثيق في مادته الأولى بأنه «مجموعة الإجراءات التي تكفل إثبات الحق على وجه يصح الاحتجاج به». ثم يفرّق بين كاتب العدل وهو موظف حكومي مؤهل تأهيلًا شرعيًّا يختص بتوثيق العقود والإقرارات، والموثق وهو من يقوم بأعمال التوثيق بموجب رخصة، والمأذون وهو من يوثّق عقود النكاح بموجب رخصة.

وأعمال كاتب العدل محددة في المادة (الحادية عشرة)، ومنها: الطلاق والخلع والرجعة، والصلح، وإنشاء الوقف والوصية، واتفاق ذوي الشأن على الحضانة أو النفقة أو الزيارة، وإقرار من لا يحسن القراءة، و«إفراغ صكوك الملكية العقارية وصكوك الاستحكام المستكملة لإجراءاتها الشرعية والنظامية».

وأعمال الموثق المرخّص محددة في المادة (الخامسة عشرة)، ومنها: إفراغ صكوك الملكية العقارية وفقًا لما تبينه اللائحة، والوكالات وفسخها، والرهن وفكه وتعديله، وعقود تأسيس الشركات وملاحق التعديل، ومحاضر الجمعيات العمومية، والتصرفات الواقعة على العلامات التجارية وبراءات الاختراع وحقوق المؤلف، والعقود الواقعة على المال المنقول، وإقرار الكفالة الغرمية، والإقرار بالمبالغ المالية والمنقولات وتسلمها والتنازل عنها.

فالسؤال الأول عند أي طلب ليس «هل العقد صحيح؟» بل «أي جهة تختص بهذا النوع؟». ومن ذهب إلى غير المختص عاد بموعد ضائع.

ما لا يختص به كاتب العدل

هنا أكثر أسباب الرفض. فالمادة (الثانية عشرة) — بنصها المعدّل بالمرسوم الملكي رقم (م/21) وتاريخ 1447/1/26هـ — تنص على أنه «لا يختص كاتب العدل بتوثيق أي إقرار أو عقد يكون أحد طرفيه عديم الأهلية أو ناقصها، أو غائباً، أو ناظر وقف أو وصية»، ثم تستثني خمس حالات فقط: قبول الهبة، وتصرفات الأب في مال ولده عديم الأهلية أو ناقصها، وإقرار البائع بالبيع على مورث عديم الأهلية أو ناقصها وقبضه الثمن قبل وفاة المورث، وما يُنزع من العقار للمنفعة العامة ما لم يكن البدل عقارًا، وعقد تأجير مدته لا تتطلب الإذن من المحكمة المختصة.

ومثل ذلك في قسمة الأموال الشائعة. فالمادة (الحادية عشرة) بفقرتها المعدّلة بالمرسوم الملكي رقم (م/21) تجعل من اختصاص كاتب العدل «قسمة الأموال الشائعة – بما فيها العقار – إذا لم يكن فيها نزاع، أو حصة وقف أو وصية، أو عديم الأهلية أو ناقصها، أو غائب». فإن وُجد أحد هذه الأوصاف خرجت القسمة من يده.

مثال افتراضي: عقار مشترك بين عدد من الشركاء يريدون قسمته رضاءً، وفيهم من لم يبلغ سن الرشد. فالطلب لا يُنجز لدى كاتب العدل بوصفه قسمة اتفاقية، لأن وجود ناقص الأهلية يُخرج المسألة من نطاق اختصاصه. والطريق الصحيح هو المحكمة المختصة، ومن أصرّ على الباب الأول خسر وقته.

ما يُفحص قبل تحرير الإقرار

المادة (السابعة والعشرون) تُلزم كاتب العدل والمرخص له بكتابة إقرارات ذوي الشأن «بعد التحقق من أهليتهم وصفاتهم وهوياتهم، والتثبت من المستندات المقدمة منهم، وأنها صالحة للاعتماد عليها». فالأهلية والصفة والهوية والمستند أربعة فحوص سابقة للتحرير، وكل واحد منها قد يوقف الإجراء.

ثم ثلاثة قيود أخرى تمر عليها كل معاملة:

• اللغة: المادة (السادسة والثلاثون) تقضي بأن «توثق العقود والإقرارات باللغة العربية». وإذا كان أحد ذوي الشأن لا يحسن العربية وجبت الاستعانة بمترجم معتمد يوقع على ترجمته، ولا تجوز الاستعانة بمترجم له مصلحة فيما يوثق، بنص المادة (الثامنة والعشرين).
• تعارض المصلحة: المادة (التاسعة والعشرون) تحظر على كاتب العدل والمرخص له توثيق ما يتعلق بمصلحته أو مصلحة زوجه أو أصوله أو فروعه أو من تحت ولايته ولو بصفة النيابة.
• الوثائق الأجنبية: المادة (السابعة والثلاثون) تشترط لاعتماد الوثائق الصادرة من خارج المملكة التحقق من عدم مخالفتها للمقتضى الشرعي أو النظامي وتصديق الوزارة عليها، ويسري ذلك على أصل ترجمتها إلى العربية.

وهذه القيود ليست تفاصيل إدارية. مخالفتها تجعل الإجراء محل مساءلة، ولذلك يتوقف الموظف أو الموثق عندها ولو كان الطلب عادلًا في موضوعه.

النماذج — وحق إضافة الشروط

تكون أعمال التوثيق في نماذج تعدّها الوزارة بموجب المادة (الأربعين). وكثيرون يفهمون من ذلك أن النموذج مقفل. والنص بخلاف ذلك؛ ففي الفقرة المعدّلة بالمرسوم الملكي رقم (م/21) وتاريخ 1447/1/26هـ: «يراعى عند إعداد نماذج العقود حق المتعاقدين في إضافة أي شرط أو اتفاق، ما لم يخالف النصوص النظامية».

فمن ترك العقد على النموذج المجرد وهو يريد شرطًا إضافيًّا فقد تنازل عن حق ممنوح له نظامًا. وضبط الشروط قبل الموعد هو ما يجعل هذه الفقرة ذات قيمة.

مدة صك الوكالة

المادة (الثامنة والثلاثون) — بنصها المعدّل بالمرسوم الملكي رقم (م/21) وتاريخ 1447/1/26هـ — تجعل «مدة صك الوكالة خمس سنوات من تاريخ صدوره ما لم تُفسخ أو يُتوفى أحد طرفيها أو تُفقد أهليته قبل مضي هذه المدة أو يحدد الموكل مدتها بما يقل عن تلك المدة».

فالوكالة ليست مستندًا دائمًا، ومن بنى ترتيبًا طويل الأجل على صك وكالة بنى على مدة تنتهي.

قوة الوثيقة بعد صدورها

هذا ما يستحق أن يُعرف قبل التوثيق لا بعده. المادة (الحادية والأربعون) تنص على أن «الوثائق الصادرة وفق أحكام النظام لها قوة الإثبات، وتعد سنداً تنفيذيًا فيما تضمنته من التزام، ويجب العمل بمضمونها أمام المحاكم بلا بينة إضافية ولا يجوز الطعن فيها».

وثلاثة آثار تتبع ذلك:

• الوثيقة سند تنفيذي فيما تضمنته من التزام، فلا تحتاج دعوى موضوعية لإثبات الالتزام الذي تضمنته.
• لا تُلغى إلا بحكم قضائي، «تأسيساً على مخالفتها لمقتضى الأصول الشرعية أو النظامية، أو تزويرها، وذلك بعد مرافعة مستكملة إجراءاتها الشرعية والنظامية».
• لا يؤشر على وعاء التوثيق بالإيقاف أو التحفظ عليه أو رفعهما إلا بأمر من المحكمة المختصة أو سلطة مختصة بذلك بموجب نص نظامي، وفق المادة (الثالثة والأربعين).

والمادة (الثانية والأربعون) تفتح الباب لمن له مصلحة ولو محتملة أن يخاصم من بيده وثيقة صادرة وفق أحكام النظام أو من يستفيد منها أمام المحكمة المختصة، وفق أحكام نظام المرافعات الشرعية ونظام الإجراءات الجزائية والأنظمة ذات الصلة. فالوثيقة قوية لكنها ليست بمنأى عن المخاصمة؛ والفرق أن عبء النقض يقع على من يطعن، وطريقه حكم قضائي بعد مرافعة.

من يمارس التوثيق بلا رخصة

المادة (السادسة والعشرون) تحظر ممارسة أعمال التوثيق إلا بعد الحصول على الرخصة. والمادة (الثانية والخمسون) تعاقب من ينتحل اسم المرخص له أو صفته أو يمارس عمله دون رخصة «بالسجن مدة لا تزيد على سنة، أو بغرامة لا تزيد على مائة ألف ريال، أو بهما معاً».

ومن هنا تأتي قيمة التحقق من الرخصة قبل تسليم أي مستند؛ فالوثيقة التي تصدر من غير مختص لا تكتسب القوة المقررة في المادة (الحادية والأربعين).

التدوين الإلكتروني ومكان الإجراء

المادة (الخامسة والثلاثون) تجيز تدوين بيانات التوثيق إلكترونيًّا، ويكون لها حكم المحررات المكتوبة وفقًا لأحكام نظام التعاملات الإلكترونية. وخدمات وزارة العدل الإلكترونية متاحة عبر بوابة الخدمات الإلكترونية ومنصة ناجز.

أما مكان الإجراء فالمادة (الحادية والثلاثون) تجعل عمل كاتب العدل في كتابة العدل ولا ينتقل خارجها إلا وفق ضوابط، وتجيز للموثق الانتقال إذا طلب ذوو الشأن ذلك. وفي غير ذلك لا يجوز بأي حال إخراج وعاء التوثيق أو أي مستند رسمي محفوظ خارج كتابة العدل أو مكتب التوثيق.

أسباب متكررة لتعطّل الإجراء

• طرف ناقص الأهلية أو عديمها أو غائب، في معاملة لا تدخل في الاستثناءات المحددة.
• حصة وقف أو وصية في المال محل القسمة أو التصرف.
• نزاع قائم على المال، فالقسمة الاتفاقية تشترط انتفاء النزاع.
• وثيقة أجنبية بلا تصديق من الوزارة ولا ترجمة معتمدة.
• وكيل بصك مضى عليه أكثر من المدة النظامية أو انتهى بسبب من أسباب انتهائه.
• مستند ملكية لم تُستكمل إجراءاته الشرعية والنظامية قبل طلب الإفراغ.

الخلاصة

التوثيق إجراء له نطاق. فمن راجع نطاق الاختصاص وصفة الأطراف وأهليتهم ومستنداتهم قبل الموعد أنجز في جلسة واحدة، ومن أخّر هذه المراجعة إلى المجلس أخّر الإجراء كله.

وقيمة ذلك تظهر بعد سنين: الوثيقة الصادرة وفق النظام سند تنفيذي لا تُلغى إلا بحكم قضائي. وهذه القوة لا تُمنح للورقة التي خرجت من غير مختص.